案例分享 - 業務追蹤系統

過去某甲公司的業務單位運作方式,是由業務主管透過一個 Excel 管理個別業務人員手邊的客戶狀態,業務助理會在收到客戶對樣品的請求時向倉庫申請,將樣品寄送給客戶後轉交資料給業務去做後續追蹤,業務主管則是將這些資料放入自己的 Excel 中,作為每週開會時討論的依據。由於客戶數量不少,這件事情每天花了業務主管不少時間,而且因為人工記錄容易出錯,會議進行時經常花了不少時間在這些資料的錯誤上打轉,因此某甲希望 就這間電腦工作室 能夠協助解決這個問題。

我們為這個流程設計了一個客戶管理系統,從客戶申請樣品到後續追蹤的狀態都可以透過系統更新,因為打開瀏覽器就可以操作,業務人員即使出差到比較遠的地方,也可以將訪談的情況即時記錄到系統中,避免事後遺漏了許多細節。系統也開放給陌生的客戶進行樣品申請,資料不再散落在各個業務人員的電腦中,業務主管就有了比較多的時間去實際了解個別客戶的接觸情況,減少會議時討論非必要事項的時間。

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